Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Professional Tony AB
Tjällmoravägen 2, 134 61 Ingarö, Schweden
Organisationsnummer 559524-2032, Sitz Värmdö kommun
E-Mail: contact@professionaltony.com

Sie erreichen uns in allen Datenschutzfragen unter der oben genannten Adresse.

2. Diese Website (professionaltony.de und professionaltony.com)

Diese Website ist eine rein informative Seite. Sie setzt keine Cookies, verwendet kein Tracking und keine Analysedienste und lädt keine Inhalte von Drittservern.

Server-Logdateien

Beim Aufruf werden technisch bedingt Zugriffsdaten verarbeitet (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser-Kennung). Diese Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung und Absicherung des Betriebs (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und die Daten werden nach kurzer Zeit gelöscht.

Hosting

Die Website und die Anwendung werden auf Servern der Hetzner Online GmbH (Deutschland) betrieben. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO besteht. Alle Daten verbleiben in der EU/EWR.

Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO).

3. Die Anwendung (app.professionaltony.com)

Die Anwendung ist eine Betriebssoftware für Handwerksbetriebe und nur für registrierte Kunden zugänglich. Für Kundendaten in der Anwendung handeln wir als Auftragsverarbeiter des jeweiligen Betriebs; Umfang und Pflichten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Kunden.

Anmeldung

Die Anmeldung erfolgt über bestehende Konten bei Microsoft (Entra ID) oder Google (OpenID Connect). Dabei werden Identitätsangaben (Name, E-Mail-Adresse) vom gewählten Anbieter an uns übermittelt. Die Anwendung setzt ausschließlich technisch erforderliche Sitzungscookies (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Verarbeitete Daten

Geschäftsdaten des jeweiligen Betriebs, u. a. Projekte, Aufmaße, Angebote, Rechnungen, Arbeitszeiten und Kontaktdaten von Geschäftspartnern. Die Verarbeitung findet grundsätzlich in der EU/EWR statt; Unterauftragsverarbeiter werden nur mit Vertrag nach Art. 28 DSGVO eingesetzt und sind im Auftragsverarbeitungsvertrag benannt. Wo im Einzelfall eine Übermittlung in ein Drittland möglich ist, benennen wir sie ausdrücklich; das betrifft derzeit nur den in Abschnitt 5 beschriebenen Assistenten.

Speicherdauer

Geschäftsdaten unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen des jeweiligen Betriebs (z. B. Handels- und Steuerrecht); danach werden sie gelöscht. Beim Vertragsende erhalten Kunden ihre Daten zurück (Export), anschließend werden sie gelöscht.

Freiwillige Nutzungsanalyse (nur mit Einwilligung)

Zur Verbesserung der Anwendung können Benutzer freiwillig zustimmen, dass wir aufzeichnen, welche Bildschirme und Funktionen sie wann verwenden (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ohne Zustimmung findet keine solche Aufzeichnung statt; die Anwendung funktioniert unverändert. Es werden keine zusätzlichen Cookies gesetzt und keine Dienste Dritter eingebunden; die Daten verbleiben auf unseren Servern in der EU/EWR. Aufgezeichnet werden Bildschirm- und Funktionskennungen mit Zeitpunkt, Verweildauer und Reihenfolge innerhalb einer Sitzung sowie das Benutzerkonto, dazu technische Fehler der Anwendung mit ihrem HTTP-Statuscode; keine Inhalte, keine Kundendaten, keine IP-Adressen und keine Suchbegriffe. Fehlgeschlagene Anmeldungen und verweigerte Zugriffe zeichnen wir dabei bewusst nicht auf. Der jeweilige Betrieb (Arbeitgeber) erhält keinen Zugriff auf diese Daten; wir werten sie nur zusammengefasst aus. Die Rohdaten werden nach 180 Tagen gelöscht. Die Einwilligung kann jederzeit über den Eintrag „Nutzungsanalyse“ in der Seitenleiste der Anwendung (in der mobilen App auf der Seite „Sync“) mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Wer einen Betrieb selbst registriert, wird im Registrierungsformular gefragt: Das Kästchen für die Nutzungsanalyse ist nicht vorausgewählt, steht getrennt von der Zustimmung zum Auftragsverarbeitungsvertrag, und die Registrierung gelingt auch ohne Häkchen. Wir speichern die Antwort mit Zeitpunkt und der Fassung des angezeigten Textes, damit sich die Einwilligung nachweisen lässt (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Benutzer, die ein Betrieb später einlädt, werden nicht automatisch einbezogen und auch nicht nach der Anmeldung gefragt; für sie findet keine Nutzungsanalyse statt, bis sie selbst über den Eintrag „Nutzungsanalyse“ zustimmen.

Seitenleiste und Favoriten

Damit sich die Seitenleiste an Ihre Arbeitsweise anpasst, speichern wir für Ihr Benutzerkonto Ihre Favoriten und für jeden Bereich, wie oft und wann Sie ihn zuletzt geöffnet haben. Diese Angaben sehen nur Sie selbst, auch Ihr Arbeitgeber nicht; sie werden nach 180 Tagen gelöscht und mit Ihrem Benutzerkonto entfernt.

Feedback aus der Anwendung

Über die Feedback-Funktion können Benutzer uns Hinweise, Fehler und Vorschläge senden. Wir verarbeiten die Angaben zur Bearbeitung der Rückmeldung (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO) und löschen sie, sobald sie erledigt ist und keine Nachfrage mehr zu erwarten ist.

4. Anbindung von E-Mail und Kalender (Google Workspace, Microsoft 365)

Ein Betrieb kann freiwillig ein einzelnes, von ihm selbst bestimmtes Postfach und den zugehörigen Kalender mit der Anwendung verbinden. Ohne diese ausdrückliche Verbindung greift die Anwendung auf keinerlei Postfach- oder Kalenderdaten zu. Die Verbindung erfolgt über OAuth; ein Passwort wird zu keinem Zeitpunkt an uns übermittelt.

Welche Daten wir abrufen

• E-Mail (lesend): Kopf- und Inhaltsdaten sowie Dateianhänge der Nachrichten des verbundenen Postfachs (gmail.readonly bzw. Mail.Read).
• Kalender (lesend und schreibend): Termine des verbundenen Kalenders (calendar.events bzw. Calendars.ReadWrite).

Wir fordern keine Sendeberechtigung an (gmail.send / Mail.Send). Die Anwendung versendet keine E-Mails über das verbundene Postfach, verändert, verschiebt, markiert und löscht dort nichts.

Wozu

Eingehende Nachrichten werden klassifiziert, damit Ausschreibungen (GAEB-Dateien, Leistungsverzeichnisse) und Eingangsrechnungen erkannt und ihre Anhänge auf ausdrückliche Bestätigung des Betriebs hin in die Angebots- bzw. Rechnungsbearbeitung übernommen werden können. Im Kalender legt die Anwendung Termine des Betriebs an (Ortstermine, Einsatzplanung, Fristen) und liest sie zum Abgleich zurück, damit bei wiederholter Synchronisation keine Doppeleinträge entstehen. Es findet keine Werbung, kein Profiling und kein Training von KI-Modellen mit diesen Daten statt.

Speicherdauer

Nachrichteninhalte werden nur so lange vorgehalten, wie sie für die Bearbeitung erforderlich sind. Anhänge, die zu Buchführungsunterlagen werden, insbesondere Eingangsrechnungen, unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in Deutschland derzeit acht Jahre nach § 147 AO / § 257 HGB) und werden im Originalformat unveränderbar archiviert. Diese Aufbewahrung ist gesetzlich vorgeschrieben und steht einer Löschung insoweit entgegen (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO).

Wo, und wer sonst Zugriff hat

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf unseren Servern in der EU/EWR (Hetzner Online GmbH, Deutschland). Daten aus dem verbundenen Postfach oder Kalender werden an keinen Dritten weitergegeben. Für den Abruf selbst besteht außer dem genannten Hosting kein weiterer Unterauftragsverarbeiter. Sobald Sie Inhalte daraus in die Anwendung übernehmen, gelten für diese Daten zusätzlich die Angaben in Abschnitt 5. Ein Zugriff durch Personen auf unserer Seite erfolgt nur, soweit dies zur Sicherstellung des Betriebs, zur Fehleranalyse oder zur Abwehr von Missbrauch erforderlich ist, oder wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Solche Zugriffe sind auf wenige berechtigte Personen beschränkt und unterliegen dokumentierten Zugriffskontrollen. Jede Änderung an Ihren Daten wird dabei protokolliert; ein reiner Lesezugriff auf die Datenbank wird derzeit nicht gesondert protokolliert.

Widerruf

Der Betrieb kann die Verbindung jederzeit in der Anwendung trennen (Einstellungen → E-Mail & Kalender). Dabei wird das gespeicherte Zugriffstoken gelöscht und jeder weitere Abruf endet sofort. Zusätzlich kann die Berechtigung beim Anbieter selbst entzogen werden, bei Google unter myaccount.google.com/permissions, bei Microsoft unter myapps.microsoft.com.

Google API Services: Limited Use

Für Daten, die wir über Google-Workspace-Schnittstellen erhalten, gilt verbindlich:

„The use of information received from Google Workspace APIs will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements."

Auf Deutsch: Die Verwendung von Informationen, die wir über Google Workspace APIs erhalten, erfolgt in Übereinstimmung mit der Google User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen. Insbesondere geben wir diese Daten nicht an Werbeplattformen, Datenhändler oder Informationsbroker weiter, verwenden sie nicht für Werbung und nicht zum Training verallgemeinerter KI-Modelle.

5. Künstliche Intelligenz: welche Modelle wir einsetzen und wo sie laufen

Wir nennen hier jedes Modell beim Namen und sagen dazu, auf welchem Server es läuft. Die Anwendung setzt KI an drei Stellen ein, und diese drei Stellen sind unterschiedlich zu beurteilen.

Katalogabgleich (läuft auf unserem eigenen Server)

Wenn die Anwendung eine Position aus einem Leistungsverzeichnis einem Eintrag Ihres Preiskatalogs zuordnet, vergleicht sie die Texte mit dem Modell potion-multilingual-128M des Anbieters minishlab (MIT-Lizenz). Dieses Modell ist beim Erstellen unseres Serverabbilds fest eingebaut und an eine unveränderliche Version gebunden. Es läuft ausschließlich auf unserem Server in Deutschland und lädt im Betrieb nichts aus dem Internet nach. Für diesen Abgleich verlässt kein Zeichen Ihrer Daten unser System.

Der Assistent (das Chat-Fenster in der Anwendung)

Der Assistent beantwortet Fragen zur Bedienung und schaut dabei auf Wunsch in den Daten des Betriebs nach. Er wird für jeden Betrieb einzeln freigeschaltet und ist ab Werk ausgeschaltet. Solange er ausgeschaltet ist, findet für ihn keine Verarbeitung statt und es verlässt nichts unseren Server.

Ist er eingeschaltet, senden wir die gestellte Frage zusammen mit den Angaben, die zu ihrer Beantwortung nötig sind, an die Schnittstelle von Mistral AI SAS, Paris. Dort beantwortet sie eines der Modelle von Mistral. Dazu gilt Folgendes:

• Mistral ist unser Auftragsverarbeiter auf Grundlage des Data Processing Addendum vom 27. Juli 2026, das mit der Annahme der Nutzungsbedingungen gilt.
• Wir rufen ausschließlich die europäische Schnittstelle api.mistral.ai auf; Mistral verarbeitet dort standardmäßig in der Europäischen Union.
• Ein Training von KI-Modellen mit Ihren Daten ist vertraglich ausgeschlossen und im Konto zusätzlich abgeschaltet.
• Mistral bewahrt Ein- und Ausgaben 30 Tage lang zur Missbrauchserkennung auf und löscht sie danach. Eine Verarbeitung ganz ohne diese Aufbewahrung bietet Mistral nur in einem höheren Vertragstarif an, den wir nicht gebucht haben.
• Mistral setzt je nach Funktion eigene Unterauftragsverarbeiter ein und veröffentlicht sie unter trust.mistral.ai/subprocessors. Übermittlungen in ein Drittland erfolgen dabei auf Grundlage von Standardvertragsklauseln.

Im Assistenten arbeitet zurzeit das Modell Mistral Medium (mistral-medium-2604). Wir halten diese Version fest, damit sich das Modell nicht unbemerkt ändert; wenn wir auf eine neue Version wechseln, aktualisieren wir diese Angabe. Der Assistent sieht ausschließlich, was die angemeldete Person ohnehin sehen darf. Die Unterhaltungen werden bei uns gespeichert, damit Sie sie nachlesen können.

Übernahme alter Dokumente aus einer früheren Software

Beim Einlesen alter Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen aus PDF-Dateien arbeitet die Anwendung zuerst vollständig auf unserem eigenen Server. Nur wenn dieses Ergebnis zu schwach ausfällt und der Betrieb die Zusatzfunktion ausdrücklich eingerichtet hat, senden wir die Datei an Mistral: dort liest sie mistral-ocr-4-0 aus und Mistral Small 4 sortiert den erkannten Text in Felder. Ohne diese Einrichtung bleibt der gesamte Vorgang auf unserem Server. Für Eingangsrechnungen Ihrer Lieferanten gibt es diesen Weg nicht: die werden immer nur bei uns ausgelesen.

Was kein Modell tut

Kein Modell entscheidet über Geld. Preise, Mengen, Zuschläge, Nachlässe und Steuerbeträge berechnet die Anwendung selbst nach festen Regeln. Was ein Modell liefert, ist immer ein Vorschlag mit Herkunftsangabe, den ein Mensch bestätigt oder verwirft. Der Assistent stellt kein Dokument aus, versendet nichts und löscht nichts.

Welche Dienste sonst noch Daten von uns erhalten

Damit diese Aufstellung vollständig ist, hier die übrigen Stellen außerhalb unseres Servers:

• Betrieb der Server: Hetzner Online GmbH, Deutschland (siehe Abschnitt 2).
• E-Mail-Versand: E-Mails der Anwendung, etwa Anmeldelinks, Einladungen und Terminnachrichten, versenden wir über Microsoft 365. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht.
• SMS: Nutzt ein Betrieb die SMS-Benachrichtigung zu Terminen, versendet die seven communications GmbH & Co. KG, Kiel. Ohne diese Nutzung wird auf diesem Weg nichts übermittelt.
• Telefonannahme: Schaltet ein Betrieb die Telefonannahme ein und leitet seine Rufnummer bei Nichterreichbarkeit auf eine von uns bereitgestellte Nummer um, so führt die 46elks AB, Sidenvävargatan 17, 753 19 Uppsala, Schweden, das Gespräch heran. Übermittelt werden dabei die Rufnummer des Anrufers, die angerufene Nummer und der Zeitpunkt des Anrufs. Das Gespräch wird weder angenommen noch aufgezeichnet, es entsteht also keine Tonaufnahme und keine Abschrift. Als eingetragener Telekommunikationsanbieter ist 46elks für diese Beförderung datenschutzrechtlich selbst verantwortlich und nicht unser Auftragsverarbeiter; die Daten werden in der EU gespeichert. Ohne diese Nutzung wird auf diesem Weg nichts übermittelt.
• Bezahlung Ihres Abonnements: Schließt Ihr Betrieb bei uns ein Abonnement ab, laufen Zahlung und Rechnungen über Stripe. Unser Vertragspartner ist die Stripe Payments Europe, Limited, Irland; die Zahlungsdienste selbst erbringt die Stripe Technology Europe, Limited, Irland. Wir übermitteln dafür den Namen des Betriebs, Name und E-Mail-Adresse der Ansprechperson, die Rechnungsanschrift und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Beim Bezahlen erhebt Stripe außerdem Angaben zu Ihrem Gerät, etwa die IP-Adresse und Gerätemerkmale, um Betrug zu erkennen, und kann solche Angaben auch anderen Stripe-Nutzern zur Betrugsabwehr zur Verfügung stellen. Karten- oder Kontodaten geben Sie direkt auf den Seiten von Stripe ein; sie erreichen unseren Server nicht. Die Daten, die Ihr Betrieb in der Anwendung verwaltet, also Kunden, Mitarbeiter und Projekte, erhält Stripe nicht. Soweit Stripe die Daten in unserem Auftrag verarbeitet, gilt ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Für eigene Zwecke ist die Stripe Technology Company, Limited, Irland, selbst verantwortlich: für die Auswahl von Banken und Zahlungsanbietern, die Erkennung und Abwehr von Betrug und Verlusten, die Prüfungen nach dem Geldwäscherecht und andere gesetzliche Pflichten, die eigene Kundenverwaltung und Abrechnung sowie die Verbesserung und Weiterentwicklung der eigenen Dienste. Näheres dazu finden Sie unter stripe.com/ie/privacy. Dabei übermitteln wir die Daten auch an die Stripe, LLC in den USA. Diese ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, für das ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht (Art. 45 DSGVO); hilfsweise gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Stripe gibt Daten außerdem an verbundene Unternehmen und Dienstleister in weiteren Ländern weiter, darunter Indien. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei der Ansprechperson einer Gesellschaft Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Rechnungen und Zahlungsbelege bewahren wir nach dem schwedischen Buchführungsgesetz bis zum Ende des siebten Jahres nach dem Kalenderjahr auf, in dem das Geschäftsjahr endete (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Ohne Abonnement wird auf diesem Weg nichts übermittelt.
• Adresssuche und Kartenkoordinaten: der öffentliche Dienst Nominatim des OpenStreetMap-Projekts. Übermittelt wird nur die Adressangabe selbst, ohne Namen und ohne Bezug zu einem Vorgang.
• Wetterdaten für das Bautagebuch: der Dienst Bright Sky, der die offenen Daten des Deutschen Wetterdienstes bereitstellt. Übermittelt werden nur Koordinaten und Datum.
• Fahrstrecken und Fahrzeiten: die Berechnung läuft auf unserem eigenen Server. Dafür verlässt nichts unser System.

6. Ihre Rechte

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f (Art. 21 DSGVO)

Wenden Sie sich dazu an contact@professionaltony.com. Sie haben außerdem das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, in Schweden die Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), oder die für Sie örtlich zuständige Behörde.

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