Nutzungsbedingungen

Stand: September 2026

1. Anbieter und Vertragspartner

Anbieter der Anwendung professionaltony und Ihr Vertragspartner ist die Professional Tony AB, Organisationsnummer 559524-2032, Tjällmoravägen 2, 134 61 Ingarö, Schweden, mit Sitz des Vorstands in der Gemeinde Värmdö, Län Stockholm. Sie erreichen uns unter contact@professionaltony.com. In diesen Bedingungen heißt die Professional Tony AB „wir“ oder „Anbieter“, und der Betrieb, der die Anwendung nutzt, heißt „Sie“ oder „Kunde“.

2. Wofür diese Bedingungen gelten

Diese Nutzungsbedingungen gelten für die Nutzung der Anwendung unter app.professionaltony.com einschließlich der zugehörigen App für das Smartphone, der Kundenlinks und aller Nebenleistungen. Was Sie in Ihrem Tarif konkret bekommen, steht in der Bestellübersicht und in der bei Vertragsschluss geltenden Preisliste; diese Angaben gehen bei Abweichungen den Regelungen hier vor.

Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmen, an Selbständige und an sonstige gewerblich oder beruflich tätige Stellen (Unternehmer im Sinne von § 14 BGB). Es richtet sich nicht an Verbraucher, und wir schließen mit Verbrauchern keinen Vertrag. Mit der Registrierung bestätigen Sie, dass Sie im Rahmen Ihrer gewerblichen oder selbständigen Tätigkeit handeln.

Eigene Einkaufs- oder Geschäftsbedingungen von Ihnen werden nicht Vertragsbestandteil, auch dann nicht, wenn wir ihnen nicht ausdrücklich widersprechen. Vertragssprache ist Deutsch. Wo diese Bedingungen Textform verlangen, genügt eine E-Mail.

3. Wie der Vertrag zustande kommt

Sie registrieren Ihren Betrieb und wählen einen Tarif. Der Vertrag kommt zustande, wenn wir den Zugang freischalten oder die Bestellung in Textform bestätigen. Bis dahin besteht kein Anspruch auf einen Vertragsschluss, und wir können eine Registrierung ohne Angabe von Gründen ablehnen.

4. Was wir leisten

Wir stellen Ihnen die Anwendung über das Internet zur Nutzung bereit. Sie erwerben keine Software und installieren nichts auf eigenen Servern. Die Anwendung und Ihre Daten laufen auf Servern in der Europäischen Union; die Einzelheiten dazu stehen in der Datenschutzerklärung.

Wir entwickeln die Anwendung laufend weiter. Verbesserungen, neue Funktionen und Anpassungen an geänderte gesetzliche Vorgaben sind Teil der Leistung und kosten im laufenden Tarif nichts extra. Wir können einzelne Funktionen ändern oder ersetzen, solange der vereinbarte Leistungsumfang im Kern erhalten bleibt. Soll eine Funktion ganz entfallen, kündigen wir das vorher in Textform an.

Die Anwendung unterstützt Sie bei Ihren kaufmännischen und gesetzlichen Pflichten, sie übernimmt diese Pflichten aber nicht. Wir schulden keine Steuer-, Rechts- oder Unternehmensberatung. Was die Anwendung aus einem Dokument ausliest, was der Assistent antwortet und was die Anwendung Ihnen vorschlägt, ist ein Vorschlag mit Herkunftsangabe, den Sie vor dem Versand prüfen und bestätigen.

5. Ihr Nutzungsrecht

Sie erhalten für die Dauer des Vertrags das einfache, nicht ausschließliche, nicht übertragbare Recht, die Anwendung für die eigenen Zwecke Ihres Betriebs zu nutzen, im Rahmen der vereinbarten Zahl von Benutzerkonten. Ein Benutzerkonto ist an eine Person gebunden und darf nicht von mehreren Personen gemeinsam genutzt werden.

Nicht erlaubt ist es, die Anwendung Dritten zur eigenen Nutzung zu überlassen, sie weiterzuvermieten oder sie als eigenen Dienst anzubieten. Ebenso wenig dürfen Sie die Anwendung zurückentwickeln, soweit das Gesetz das nicht zwingend erlaubt, ihre Sicherheitsfunktionen umgehen, sie übermäßig automatisiert abfragen oder Daten anders als über die dafür vorgesehenen Schnittstellen und Exporte in großem Umfang auslesen. Ihre Steuerberatung, Ihre Wirtschaftsprüfung und Ihre Subunternehmer dürfen Sie im Rahmen Ihrer eigenen Betriebsabläufe als Benutzer anlegen, wenn Sie für deren Verhalten einstehen.

6. Ihre Daten bleiben Ihre Daten

Alle Daten, die Sie und Ihre Mitarbeiter in die Anwendung einstellen oder dort erzeugen, bleiben Ihre Daten. Wir erwerben daran keine Rechte außer dem Nutzungsrecht, das wir brauchen, um den Vertrag zu erfüllen, also um die Daten zu speichern, zu verarbeiten, zu sichern und Ihnen anzuzeigen. Wir verwenden Ihre Geschäftsdaten nicht für eigene Zwecke, wir geben sie nicht an Dritte weiter und wir trainieren mit ihnen keine KI-Modelle.

Soweit die Anwendung personenbezogene Daten verarbeitet, etwa Daten Ihrer Mitarbeiter und Ihrer Auftraggeber, sind Sie dafür der Verantwortliche und wir sind Ihr Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Einzelheiten regelt der gesonderte Auftragsverarbeitungsvertrag, den wir mit Ihnen schließen. Er geht diesen Nutzungsbedingungen vor, soweit er etwas anderes bestimmt. Wie wir mit personenbezogenen Daten umgehen, steht außerdem in der Datenschutzerklärung.

7. Ihre Pflichten

Damit die Anwendung richtige Dokumente und richtige Nachweise erzeugen kann, brauchen wir von Ihnen ein paar Dinge:

• Halten Sie Ihre Stammdaten richtig und aktuell, insbesondere Firmierung, Rechtsform, Anschrift, Steuerangaben, Rechnungsanschrift und die E-Mail-Adresse, unter der wir Sie erreichen.
• Gehen Sie mit den Zugangsdaten sorgfältig um. Geben Sie sie nicht weiter, und sagen Sie uns Bescheid, sobald Sie den Verdacht haben, dass ein Konto missbraucht wird. Wir sperren betroffene Konten dann unverzüglich.
• Nutzen Sie die Anwendung nur im Rahmen der Gesetze. Stellen Sie keine rechtswidrigen Inhalte ein, und stellen Sie sicher, dass Sie an den eingestellten Daten die nötigen Rechte haben.
• Sie sind für die personenbezogenen Daten Ihrer Mitarbeiter und Ihrer Auftraggeber der Verantwortliche. Sie sorgen für die Rechtsgrundlage, für die Information der betroffenen Personen, für die Bearbeitung ihrer Rechte und, wo es nötig ist, für die Beteiligung Ihres Betriebsrats. Das gilt besonders für Funktionen wie Zeiterfassung, Standortstempel und Einsatzplanung. Wir verarbeiten diese Daten nur nach Ihren Weisungen.
• Prüfen Sie Angebote, Rechnungen, Aufmaße und Nachweise, bevor Sie sie an Ihre Auftraggeber oder an Behörden geben.
• Ihre gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bleiben Ihre Pflichten. Die Anwendung archiviert die Originale unveränderbar und gibt sie Ihnen jederzeit als Export heraus; erfüllen müssen Sie die Pflicht selbst.

8. Verfügbarkeit, Wartung und Support

Wir betreiben die Anwendung mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns und bemühen uns um einen durchgehenden Betrieb. Eine bestimmte Verfügbarkeit in Prozent sagen wir nicht zu. Zeiten, in denen die Anwendung wegen Wartung, wegen einer Störung außerhalb unseres Einflussbereichs oder wegen höherer Gewalt nicht erreichbar ist, sind keine Schlechtleistung.

Wartungsarbeiten, die den Betrieb spürbar unterbrechen, legen wir nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Arbeitszeiten und kündigen sie vorher in der Anwendung oder per E-Mail an. Sicherheitsrelevante Eingriffe können wir sofort vornehmen.

Störungen melden Sie uns per E-Mail an contact@professionaltony.com oder über die Rückmeldefunktion in der Anwendung. Support ist in jedem Tarif enthalten; in welchem Umfang, steht in der Preisliste.

9. Preise und Zahlung

Es gelten die Preise aus der bei Vertragsschluss geltenden Preisliste und aus Ihrer Bestellübersicht. Alle Preise verstehen sich netto, zuzüglich der jeweils gesetzlichen Umsatzsteuer, soweit sie anfällt. Das Entgelt ist für den vereinbarten Abrechnungszeitraum im Voraus fällig. Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Regeln.

Eine Preisänderung teilen wir Ihnen vorher in Textform mit. Sie wird frühestens zu Beginn des nächsten Abrechnungszeitraums wirksam. Sie können den Vertrag bis zum Wirksamwerden der Änderung zu diesem Zeitpunkt kündigen; kündigen Sie nicht, gilt der neue Preis. Auf dieses Recht weisen wir Sie in der Mitteilung ausdrücklich hin.

10. Laufzeit und Kündigung

Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit. Die Mindestlaufzeit, der Abrechnungszeitraum und die Kündigungsfrist ergeben sich aus der Bestellübersicht und der Preisliste. Die Kündigung erfolgt in Textform oder über die dafür vorgesehene Funktion in der Anwendung.

Das Recht beider Seiten zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für uns insbesondere vor, wenn Sie mit einem erheblichen Betrag in Verzug sind und trotz Mahnung und Fristsetzung nicht zahlen, oder wenn Sie erheblich gegen Nummer 5 oder Nummer 7 verstoßen.

11. Sperrung des Zugangs

Wir können Ihren Zugang sperren, wenn Sie nach Mahnung und Fristsetzung nicht zahlen, wenn ein erheblicher Verstoß gegen diese Bedingungen vorliegt oder wenn es zur Abwehr einer Gefahr für den Betrieb oder für die Daten anderer Kunden nötig ist. Wir kündigen die Sperrung vorher an, soweit das nach den Umständen möglich ist.

Während einer Sperrung ist eine Anmeldung nicht möglich. An Ihren Daten ändert sich dabei nichts: es wird nichts gelöscht, die unveränderbare Archivierung eingehender Belege läuft weiter, und nach Wegfall des Grundes schalten wir den Zugang wieder frei. Haben Sie die Sperrung zu vertreten, bleibt das Entgelt für diese Zeit geschuldet.

12. Was am Vertragsende mit Ihren Daten passiert

Endet der Vertrag, stellen wir Ihren Mandanten auf den Abschlussbetrieb um. Die normale Anmeldung ist dann nicht mehr möglich; die Inhaberrolle behält den Zugang zur Exportfunktion, damit Sie Ihre Daten holen können.

Export

Sie erhalten Ihre Daten als vollständiges Archiv. Darin sind enthalten:

• eine maschinenlesbare Datei je Tabelle mit allen Datensätzen Ihres Betriebs, einschließlich der gelöscht markierten, weil auch sie zum Vorgang gehören,
• alle Originaldateien unverändert und Byte für Byte, also E-Rechnungs-XML, GAEB-Dateien, Fotos, unterschriebene PDF und Belege, zusammen mit einem Verzeichnis dieser Dokumente,
• der Änderungsverlauf (das Protokoll) Ihres Betriebs,
• die Benutzerkonten ohne Sitzungs- und Anmeldegeheimnisse,
• eine Manifestdatei mit einer Prüfsumme je Datei und einer Prüfsumme über das gesamte Archiv, damit Sie nachweisen können, dass am Export nichts verändert wurde.

Diesen Export können Sie auch während der Vertragslaufzeit jederzeit anfordern. Er ist dieselbe Funktion, nur eben vor dem Ende.

Löschung

Sie bestätigen uns den Erhalt des Exports in Textform. Nach dieser Bestätigung und nach Ablauf der im Auftragsverarbeitungsvertrag festgelegten Rückhaltefrist löschen wir Ihren Mandanten endgültig und körperlich, also die Datensätze, das Protokoll, die Benutzerkonten und die Originaldateien. Läuft ein Rechtsstreit oder eine behördliche Maßnahme, für die wir die Daten aufbewahren müssen, setzen wir die Löschung bis zu deren Abschluss aus.

Von der Löschung bleibt ein Löschnachweis übrig, der keine Geschäftsdaten enthält: Name des Betriebs, Zeitpunkt, Prüfsumme des Exports, Hinweis auf Ihre Bestätigung und die Zahl der gelöschten Datensätze je Tabelle. Diesen Nachweis brauchen wir, um die Löschung belegen zu können.

Aus den laufenden Systemen sind die Daten sofort weg. In den Datensicherungen verschwinden sie erst, wenn die jeweilige Sicherung turnusmäßig ausläuft. Aus einer Sicherung stellen wir einen gelöschten Mandanten nicht wieder her, außer wir sind gesetzlich dazu verpflichtet. Die Fristen dazu stehen im Auftragsverarbeitungsvertrag.

Nach der Löschung haben wir Ihre Daten nicht mehr. Bewahren Sie das Exportarchiv deshalb so auf, wie es Ihre gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verlangen.

13. Haftung

Wir haften unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, bei arglistigem Verschweigen eines Mangels, im Umfang einer von uns übernommenen Garantie und nach zwingendem Produkthaftungsrecht.

Bei einfacher Fahrlässigkeit haften wir nur für die Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht, also einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst möglich macht und auf deren Einhaltung Sie regelmäßig vertrauen dürfen. In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Eine weitergehende Haftung ist ausgeschlossen.

Wir sichern die Daten regelmäßig. Für den Verlust von Daten haften wir nur in Höhe des Aufwands, der bei ordnungsgemäßer Datensicherung für die Wiederherstellung angefallen wäre.

Für den Inhalt der Dokumente, die Sie mit der Anwendung erstellen und versenden, und für die Richtigkeit und Vollständigkeit Ihrer eigenen Eingaben haften wir nicht. Das gilt auch für Vorschläge, die die Anwendung erzeugt, etwa beim Auslesen eines Dokuments oder im Assistenten: sie sind zur Prüfung bestimmt und ersetzen Ihre Entscheidung nicht.

Die Haftungsregeln gelten auch für unsere gesetzlichen Vertreter, unsere Mitarbeiter und die Personen, die wir zur Erfüllung einsetzen.

14. Schlussbestimmungen

Wir dürfen diese Nutzungsbedingungen ändern, wenn sich die Rechtslage, die Rechtsprechung oder der Leistungsumfang ändert. Die Änderung teilen wir Ihnen vor ihrem Wirksamwerden in Textform mit. Widersprechen Sie nicht bis zum Wirksamwerden, gelten die geänderten Bedingungen; auf dieses Recht und auf die Folgen des Schweigens weisen wir in der Mitteilung ausdrücklich hin. Widersprechen Sie, kann jede Seite den Vertrag zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens kündigen.

Wir dürfen Unterauftragnehmer einsetzen. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten gilt dafür der Auftragsverarbeitungsvertrag, der die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter benennt.

Sie dürfen Rechte aus diesem Vertrag nur mit unserer Zustimmung übertragen. Aufrechnen dürfen Sie nur mit Forderungen, die unbestritten oder rechtskräftig festgestellt sind.

Ist eine Regelung dieser Bedingungen unwirksam, bleiben die übrigen wirksam. An die Stelle der unwirksamen Regelung tritt, was ihrem Zweck wirtschaftlich am nächsten kommt.

Es gilt schwedisches Recht unter Ausschluss des internationalen Privatrechts und des UN-Kaufrechts. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist der Sitz des Anbieters in Schweden, soweit Sie Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen sind. Zwingende gesetzliche Gerichtsstände bleiben unberührt.

Dieses Angebot richtet sich an Unternehmen (B2B). Siehe auch Impressum und Datenschutzerklärung.